轧制技术及连轧自动化国家重点实验室科研档案管理细则

为充分发挥科技档案的助研功能，确保国家重点实验室科技档案利用工作的有序进行，根据《轧制技术及连轧自动化国家重点实验室科研档案管理办法》，特制定本细则。

本细则分三部分：科技材料归档；科技档案查、借阅；科技档案销毁。

1.实行课题组立卷制度。由主管副主任及相关实验室领导下达归档指令。

2.各课题组应指定人员负责科研工作各阶段有关文件材料的形成、积累、保管和整理、组卷归档工作。在课题结束后，由本课题组负责人按相关规定及要求主持立卷。

3. 课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。

4. 归档时立卷人应填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

5.归档时间 ：

(1)研究课题在鉴定、验收后一个月内归档。

(2)科研行政管理、计划管理、成果管理、学会工作的归档时间在第二年三月份。

(3)暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

序号	名称	保管期限
1	实验室出席省、部级、全国科研先进集体、先进个人材料	长期
2	实验室召开的科研工作会议材料	长期
3	实验室科研管理工作的办法、规定、条例、计划、总结	长期
4	教育部、科技部或省科委召开有关科研工作会议文件	长期
5	实验室编制的科研计划、规划、报告、总结	长期
6	实验室科研成果汇编及统计年报	永久
7	申报科学基金及有关批复	长期
8	学会工作的计划、规划、报告、总结	长期

序号	类目名称	保管期限
1	投标材料（商务文件、技术文件等）	长期
2	合同材料（项目申请书、任务书、资助证明、开题报告、论证材料、合同、协议书、技术附件、设备清单、知识产权协议等）	永久
3	项目执行管理材料（计划执行情况、计划调整或撤销报告、课题投资和预决算资料等材料）	短期
4	查新报告	短期

序号	类目名称	保管期限
1	计算机应用材料 (如计算主要程序、计算机原始程序代码及其封装程序的电子文档、主要计算结果、程序设计说明、框图及重要的软盘)	永久
2	录音、录相、照片、幻灯片等资料	长期
3	作为研究专题的依据所收集的资料	长期
4	研究工作阶段小结，中期评估材料，年报等	长期
5	样品等实物的目录	长期
6	实验室测验数据报告	永久
7	现场实验报告	永久
8	全套技术图纸	永久
9	重要的往来技术文件	长期

序号	类目名称	保管期限
1	科研成果的最终报告 ( 包括价段性报告 ) 以及附件，底稿．新产品应包括设计计算书、产品出厂规格及使用说明书	永久
2	论文专著	永久
3	样机研制报告	永久
4	工艺技术报告	永久
5	技术诀窍报告	永久
6	专家评审意见	永久
7	鉴定会材料 ( 鉴定会代表名单、记录鉴定会意见 )	长期
8	鉴定证书	永久
9	推广应用意见	长期
10	课题工作总结	长期
11	科研成果报告的光盘	永久

序号	类目名称	保管期限
1	科研成果登记表	永久
2	科研成果报告表	永久
3	科研成果奖励申报与审批材料	永久
4	科研成果获奖材料 (成果推荐书、成果附件、 奖状，奖章、证书 ) 原件或照片	永久
5	专利申请书或证书原件或影印件	永久

序号	类目名称	保管期限
1	技术转让合同、协议书	永久
2	生产定型鉴定材料	永久
3	成果被引用或投产后反馈意见 ( 经济效益和社会效益的证明材料 )	短期
4	推广应用方案及实施情况	长期
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件	长期
6	成果宣传报导材料	短期
7	对外学术交流材料	长期

序号	类目名称	保管期限
1	召开会议的有关文件	短期
2	会议的主要技术文件和论文	长期
3	会议的学术总结	长期

序号	类目名称	保管期限
1	仪器设备的申购报告、计划、论证报告、领导批复等	长期
2	采购合同、协议等	长期
3	开箱报告、设备说明书、全套随机文件材料及光盘等	长期
4	使用、检修、故障、事故处理记录等	长期
5	实验室自行研制、试制产品的文件材料	长期
6	在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片	长期
7	实验室进行设备改造的所有资料，包括审批报告、设计、施工图纸（土建、机械、电气等图纸）、验收报告等	长期
8	上级下发关于放射性同位素的各种管理文件及规定	长期
9	放射性同位素工作的各种许可证、合格证，上岗工作证及审批报告	长期
10	申购放射性同位素和射线装置及调入、调出、废源送贮等的报告，批复、处理情况材料	长期
11	新建、改建、扩建放射工作场所的审批、设计、验收等材料	长期
12	放射性同位素工作的检查和事故处理材料等	短期
13	同位素工作人员的个人剂量和健康检查材料等	短期

 

实验室档案设内部密级三种：一级、二级、三级。需设规范密级的按国家保密办法定密。

一级：需由实验室主任审批方可查、借阅档案；

二级：需由实验室主管副主任或其他相关副主任审批方可查、借阅档案；

三级：需由项目负责人审批方可查、借阅档案。

一、实验室内人员因工作需要查、借阅档案，须填写《国家重点实验室科技档案调阅单》，经实验室主任或副主任、课题负责人审批签字后方可到档案室查阅，经实验室主任或副主任审批签字后方可借阅。

二、档案室原则上不接待外部人员的因私查档。

三、不宜公开的重要档案，须经实验室主任批准，方可查阅。

　　四、档案须在档案室查阅，未阅完的档案需交还档案室工作人员保管，不得擅自将档案带出档案室。

五、复印或拷贝档案材料，须由档案室工作人员协助办理并严格登记，并须经实验室主任或相关副主任审批；借阅或复印、拷贝有密级的文件，须经实验室相关保密领导审批。

六、查、借阅档案时，必须保持案卷的整洁、完好，严禁将档案随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。

　　七、一次借出档案数量不得超过十卷，借出时间一般不得超过两周，使用完毕应及时退还档案室，如调阅人较长时间出差，各项目负责人应负责督促其先将所借案卷归还。归还档案时，由档案室工作人员认真清点，确定无损后方可办理归还手续。

　　八、人员调动时，须经档案室核实档案借阅记录，并确认借阅档案已归还，出具证明后，方可办理调动手续。

　　九、档案室是重点防火单位，严禁在档案室吸烟用火。

 

 一、 档案部门应根据实验室科技档案管理办法和本细则，并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

二、由实验室主任领导、主管副主任组织，档案室和相关人员组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人鉴定，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见并登记造册，经实验室主任批准后，方可销毁。

三、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

四、档案部门要确定专人负责统计。

 

 

轧制技术及连轧自动化国家重点实验室

2007年5月15日