轧制技术及连轧自动化国家重点实验室科技档案管理办法

      科技档案是重要的信息资源，是我室及国家的宝贵财富，是科技管理工作的重要组成部分。为加强我室科学研究与仪器设备档案（以下简称“科技档案”）整理立卷与归档工作，充分发挥档案在我室教学、科研等工作中的服务作用，保障我室的可持续发展，科技档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。参照国家有关档案法规及学校相关规定，结合我室发展建设目标及实际情况，特制定本办法。 
一、档案分类 
    我室科技档案主要包括科研档案与仪器设备档案。 
二、管理方式 
    实验室在主任的统一领导下做好科技档案工作。科技档案实行主管副主任及相关实验室领导负责组织、监督、审查，项目（课题）负责人落实汇总立卷的制度。归档采取校级归档及室级归档两种方式。校级归档是将符合东北大学档案管理归档要求的相关材料上报学校档案馆归档，同时留一套完整的复印材料由实验室自行管理作为室级归档材料。 
    实验室设专人对档案进行管理，并根据具体情况设立相应的档案室。档案管理人员主要职责是按归档范围及归档内容进行分类归档，并协助、指导相关技术人员整理归档材料。 
三、归档载体及其要求 
    归档载体主要包括纸质介质、磁介质与电子文档等。 
    在条件可能的情况下，所有归档材料必须提供电子文档。实验室科技档案采取纸质介质、磁介质与电子文档并行的载体方式进行保存，并配备专门的计算机等设备对电子档案进行保存及管理。 
1、纸质介质：带有审批意见、鉴定意见、署名签字、盖章等的材料以及图纸，以纸质介质归档保存，并提供相应的电子文档作备份。 
2、磁介质：在科技活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，以光盘或电子文档的方式提交，以光盘等磁介质归档保存。 
3、电子文档：不带有审批意见、鉴定意见、署名签字、盖章等的材料，或适合以电子文档形式保存的材料，以电子文档的方式提交，以专门的计算机等设备为载体进行保存，以光盘等磁介质进行定期备份。 
    以光盘等磁介质保存或备份的资料必须保存两套。 
四、归档业务范围 
（一）科学研究 
1、科研项目 
    东北大学科学技术处备案的所有科研项目，主要包括：国家资助的纵向科研项目和企业间的横向科研项目，列为校级归档范围。 
辽宁省轧制工程技术中心的所有科研项目，列为室级归档范围。 
2、科技成果 
    主要包括：获得市级以上奖励、鉴定、评审及获得专利的成果，经研究确认的其它成果，列为校级归档范围。 
3、重要学术会议与活动 
    国际学术会议及重要活动、重大事件的相关资料列为校级归档范围，其它的列为室级归档范围。 
（二）仪器设备 
1、实验室现有的价值在10万元以上的仪器设备的相关资料。 
2、放射性同位素管理档案。 
上述两项列为校级归档范围。 
3、实验室现有的价值在10万元以下的仪器设备的相关资料，包括设备改造等。 
列为室级归档范围。 
（三）论文、著作 
    学术论文、著作、研究生学位论文等同时列为室级归档范围及实验室资料进行统一管理。 
（四）声像资料 
    在科学研究、科学实验及学术活动中，形成的照片、录音、录像等声像资料，重要的列为校级归档范围，其它列为室级归档范围。 
五、归档内容 
    在科技活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图纸、声像等信息均列为归档内容。 
（一）科学研究归档内容 
1、科研立项阶段：投标材料（商务文件、技术文件等），合同材料（项目申请书、任务书、资助证明、开题报告、论证材料、合同、协议书、技术附件、设备清单、知识产权协议等），项目执行管理材料（计划执行情况、计划调整或撤销报告、课题投资和预决算资料等材料）。 
2、研究实施阶段：重要的原始记录、实验报告、计算材料、计算机原始程序代码及其封装程序的电子文档、研究工作阶段小结、年度报告、中期评估材料及重要的往来技术文件、样品等实物的目录。 
3、总结鉴定阶段：研究报告、研制报告、项目总结报告、论文专著、专家评审意见、验收单位要求提供的所有材料、鉴定材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书）、推广应用意见。 
4、申报奖励阶段：科研成果登记表、科研成果报告表、科研成果奖励申请与审批材料、科研成果获奖材料（成果推荐书、成果附件、奖状、证书、奖章）、专利申请书或证书等。 
5、推广应用阶段：转让合同、协议书、成果被引用或投产后反馈意见、推广应用方案及实施情况、成果宣传报导材料、对外学术交流材料等。 
6、科研机构（如与企业联合成立的研究机构）设立及运行的相关材料。 
7、重要学术会议与活动的申请书、重要嘉宾及声像等有关材料。 
8、重要或大型实验的实验报告、实验结论、实验数据等。 
上述内容分别提交纸质材料及其电子文档，并以相应的归档载体及其要求进行归档或备份。 
（二）仪器设备归档内容 
1、仪器设备的申购材料（报告、计划、论证报告、领导批复等），采购材料（合同、协议等），验收材料（开箱报告、设备说明书、全套随机文件材料及光盘等），使用材料（使用、检修、故障、事故处理记录等）。 
2、实验室自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片。 
3、实验室进行设备改造的所有资料，包括审批报告、设计、施工图纸（土建、机械、电气等图纸）、验收报告等。 
4、放射性同位素档案，主要包括：上级下发关于放射性同位素的各种管理文件及规定；放射性同位素工作的各种许可证、合格证，上岗工作证及审批报告；申购放射性同位素和射线装置及调入、调出、废源送贮等的报告，批复、处理情况材料；新建、改建、扩建放射工作场所的审批、设计、验收等材料；放射性同位素工作的检查和事故处理材料等；同位素工作人员的个人剂量和健康检查材料等。 
    上述内容分别提交纸质材料及其必要的电子文档（一些设备的随机光盘经档案管理人员备份镜像后返还），并以相应的归档载体及其要求进行归档或备份。 
（三）论文、著作归档内容 
    学术论文、著作、研究生学位论文等，需提交完整的纸质材料列为实验室资料进行统一管理，还需提交电子文档作为室级归档材料，并以专门的服务器为载体进行保存并做相应的备份。其中，研究生学位论文中的有关评价及鉴定意见必须以纸质方式作为室级归档材料进行管理。 
（四）声像材料 
    在科学研究、科学实验及学术活动中，形成的照片、录音、录像等声像资料等信息，以磁介质载体及其要求的方式提交并归档保存。 
六、有关规定 
1、归档是全体师生员工应尽的责任和义务，全体师生员工必须从实验室长远发展的角度出发，高度重视归档工作。 
任何相关人员在从事科研等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案管理人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有，不得推拖、拒绝或妨碍归档工作，必须积极配合相关管理人员及时地将归档资料上报，任何相关人员均需保证归档材料的及时性、完整性、系统性、准确性、安全性和可靠性。
2、没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。 
3、归档工作将作为我室项目评价、考核、评奖等工作的重要参考依据。 
4、在归档工作中，对漏归、推委、归档不及时、归档资料不完整的，将追究有关负责人及相关业务人员的责任。对恶意不归档或失密、泄密者将视具体情况做相应处理，严重者将上报学校处理。 
七、具体办法 
1、档案收集整理 
（1）科学研究及仪器设备档案的收集： 
    由主管副主任负责下达归档通知，项目组总体负责收集整理科学研究及仪器设备的归档材料。由项目负责人安排具体项目参加人员统一收集整理，并由负责人（或其指定相关的业务人员）报档案管理人员分类整理并对归档材料的立卷进行验收和入库，属于报学校归档范围的应及时向学校档案馆移交。 
（2）科技成果和专利档案的收集： 
    由科研秘书负责收集整理，并报档案管理人员归档。 
（3）学术会议档案的收集： 
    由学术秘书收集整理，并报档案管理人员归档。 
2、归档时间 
    科研项目立项通过、完成或设备验收后的一个月内开始归档。 
3、立卷标准及程序 
    档案管理人员须按《轧制技术及连轧自动化国家重点实验室科研档案管理细则》（详见附件）及东北大学档案馆立卷标准、程序对各类归档材料整理立卷。 
4、归档手续 
    归档时要填写档案移交清单（附档案目录）一式二份（由实验室和档案馆共同验收的项目一式三份），交接各方均保存一份备查。档案提交、交接、管理、借阅等过程必须有相应的记录清单及相关人员的签字，以保证档案的完整性、系统性、准确性、安全性和可靠性。 
5、档案借阅及销毁 
    方便借阅是建立档案的重要目的之一，但为了加强档案的保密性，档案借阅须向项目负责人申请，并经实验室主任、副主任批准后方可履行相应的借阅手续。其中，档案的复印与拷贝必须严格控制。档案销毁需严格履行审批程序并按规定进行销毁。 
6、带有密级的档案，由专门的保密员按国家保密标准负责管理。 
7、具体的档案管理细则详见附件。 
八、本办法由轧制技术及连轧自动化国家重点实验室负责解释，本办法自公布之日起实行。 

轧制技术及连轧自动化国家重点实验室 
2007年5月15日